Abteilungsassistent (m/w/d)

Für unseren Kunden aus der Rüstungs- und Verteidigungsindustrie suchen wir eine erfahrene, organisationsstarke und proaktive Assistenzpersönlichkeit zur Unterstützung mehrerer Entwicklungsabteilungen. In einem technologisch anspruchsvollen und dynamischen Umfeld übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Koordination administrativer Prozesse, der Organisation reibungsloser Abläufe sowie der professionellen Steuerung des Termin- und Informationsmanagements.

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige administrative und organisatorische Unterstützung mehrerer Entwicklungsabteilungen sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft

• Koordination administrativer Prozesse in den Bereichen Bestellwesen, Mitarbeiterausstattung, Onboarding und Offboarding, Dienstleistermanagement, Lizenz- und Berechtigungsverwaltung sowie Inventur

• Selbstständige Bearbeitung organisatorischer Fragestellungen einschließlich Priorisierung, bereichsübergreifender Abstimmung und Entwicklung geeigneter Lösungsansätze

• Verantwortung für das Termin- und Informationsmanagement sowie professionelle Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartnern

• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen einschließlich Protokollführung, Maßnahmenverfolgung und Koordination der erforderlichen Rahmenbedingungen

• Organisation und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen sowie Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung und Dokumentenmanagement

• Administrative Unterstützung von Projekten, Pflege und Auswertung relevanter Kennzahlen sowie Koordination bereichsübergreifender Themen und externer Dienstleister

• Analyse und kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe

• Eigenverantwortliche Bearbeitung vertraulicher Vorgänge und sensibler Korrespondenz unter Wahrung höchster Diskretion und Zuverlässigkeit

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem technisch geprägten oder komplexen Unternehmensumfeld

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie fundierte praktische Erfahrung mit SAP

• Erfahrung im Umgang mit Confluence und Jira

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise

• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Flexibilität sowie die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Anforderungen und Prioritäten einzustellen

• Durchsetzungsvermögen und Verbindlichkeit bei der Abstimmung, Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben

• Gute Präsentationsfähigkeiten sowie ein professioneller und situationsgerechter Kommunikationsstil