Executive Assistant (m/w/d)

Im Auftrag unseres Kunden in Düsseldorf suchen wir ab sofort eine

Executive Assistant (m/w/d) 

Ihr Profil:

• Sehr gute Organisationsfähigkeit
• Ausgezeichnete PowerPoint-Kenntnisse, um Management-Präsentationen zu konzipieren und vorbereiten bzw. erstellen zu können
• Sehr gute Excel&Word-Kenntnisse, um Dateien bearbeiten und erstellen zu können
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in schriftlicher sowie mündlicher Form mit Mitarbeitern/Management auf allen Ebenen (in englischer und deutscher Sprache)
• Kenntnisse zur Planung von Events sowohl virtuell als auch physisch
• Kenntnisse von verfügbaren Online Tools wünschenswert (MSTeams, Skype, Webex)
• Selbstbewusst, hoch motiviert und flexibel
• Selbstständig, exzellentes Zeitmanagement, ausgeprägte Prioritätensetzung
• Aufmerksamkeit für Details
• Die Fähigkeit, in einer belebten Atmosphäreohneohne enge Aufsicht zu arbeiten und in der Lage zu sein, die eigenen Arbeitsaufgaben effektiv, methodisch und logisch Prioritäten zu setzen
• Entwicklung von Geschäftsbeziehungen innerhalb des Unternehmens in einer zugänglichen und freundlichen Art und Weise, um Aufgaben mit Erfolg und vertrauensvoll auf hohem Niveau zu erfüllen bzw. liefern
• Wichtige Eigenschaften: Vertrauen und Vertraulichkeit, Eigeninitiative und die Fähigkeit, proaktiv Lösungen für Probleme zu finden, gegebenenfalls konstruktiv zu hinterfragen und nach Möglichkeit selbstständig zur Verbesserung von Prozessen zu suchen

Ihre Aufgaben:

• Voll umfassendeAufgaben als persönliche Assistentin einschließlich hervorragender Kalender-und E-Mail-Verwaltung, proaktives Arrangieren von Terminen und Besprechungen intern sowieextern
• Protokollierung verschiedener Besprechungen und Nachhalten bzw. Verwalten von To Dos im Namen der Manager
• Proaktive Vorbereitung inkl. Sammeln von benötigten Informationen und Dokumenten für Meetings und Veranstaltungen sowie Sicherstellung, dass der Manager ausreichend Vorbereitungszeit hat
• Ein sehr gut organisiertes, genaues und vollständiges Dokumentationssystem/eine übersichtliche und gut nachvollziehbare Dokumentationsstruktur
• Fortgeschrittene Unterstützung bei strategischen Initiativen zu organisatorischen Themen
• Unterstützung und Konzeption verschiedener Workshops (z.B. Off-Site-Planung, IT Event Planung) in Abstimmung mit den verschiedenen IT Einheiten
• Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsplanung der IT (z.B. Webcast, Artikel, Intranetpräsenz)
• Verwaltung und Durchführung zusätzlicher Aufgaben und Unterstützung von Projekten nach Bedarf

Wir bieten:

• Ein äußerst attraktives Gehaltspaket

• Eine tolle Arbeitsatmosphäre

• Ein kollegiales Arbeitsklima mit einer spannenden Mischung aus Professionalität und Internationalität

• Schnelle Entscheidungswege, Innovationsfreude und Gestaltungsmöglichkeiten

• Flache Hierarchien

Begeistert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, vorzugsweise im PDF-Format.